La dématérialisation des documents administratifs n’annule pas l’obligation légale de conservation sur des durées précises, parfois supérieures à dix ans. Pourtant, une version papier peut se perdre, se détériorer ou devenir illisible, tandis qu’un document numérique n’est pas toujours accepté comme preuve en cas de litige juridique.
Certaines entreprises exigent encore la présentation d’originaux papier, malgré la montée des solutions numériques sécurisées. L’usage croissant des coffres-forts électroniques modifie profondément la gestion des justificatifs, mais leur fiabilité reste conditionnée à la conformité et à la robustesse technique du service choisi.
Coffre-fort numérique ou archivage papier : quels risques et protections pour vos documents ?
Fini le temps où la sécurité des documents se limitait à un tiroir verrouillé. Aujourd’hui, la transformation numérique impose de repenser chaque étape : du stockage à l’accès, du partage à la conservation. Les solutions comme le coffre-fort numérique Arkevia bousculent les habitudes en promettant une chaîne de protection solide, basée sur le chiffrement avancé, la double authentification, un code RH confidentiel et une traçabilité sans faille des accès.
Les standards NF Z42-013 et ISO 27001 ne sont pas de simples labels : ils encadrent strictement la conservation des bulletins de paie électroniques, des contrats de travail et attestations. Un coffre-fort numérique Arkevia conforme au RGPD va plus loin, assurant la sécurité des données personnelles, quelle que soit la situation du salarié. Depuis un espace personnel, accessible via application mobile ou tableau de bord en ligne, les outils proposés simplifient la gestion : moteur de recherche performant, export ZIP, partage temporaire sécurisé…
À l’opposé, le coffre-fort papier reste exposé. Incendie, dégât des eaux, perte de clés : les menaces physiques persistent. Conserver des bulletins de paie ou justificatifs administratifs sur papier exige une discipline rigoureuse, sans protection réelle face aux accidents. La valeur juridique du papier s’effrite peu à peu en France, tandis qu’un coffre-fort numérique bien configuré s’impose pour une gestion sécurisée et moderne des documents.
Arkevia mon compte : une solution pratique et sécurisée pour gérer ses documents au quotidien
Oublier les armoires métalliques, les chemises à élastiques et la chasse interminable à la fiche de paie manquante : voici la promesse d’Arkevia mon compte. Grâce à cet espace personnel, accessible depuis la page de connexion, chaque salarié retrouve ses bulletins de paie électroniques, contrats ou attestations employeur, rassemblés au sein d’un coffre-fort numérique individuel. Ce dispositif reste accessible, que l’on soit en poste, en mobilité ou après un changement d’entreprise, peu importe le logiciel de paie utilisé (MyPeopleDoc, Payfit, Silae, Coffreo, Nibelis, Eurecia).
L’interface va droit à l’essentiel. Elle s’adresse à ceux qui souhaitent garder la main sur leurs justificatifs sans s’encombrer de fonctionnalités superflues. Dès qu’un document est déposé par l’employeur, une notification par email est envoyée, ce qui permet de retrouver rapidement la trace d’une pièce ancienne ou d’ajouter ses propres documents grâce à l’espace de stockage complémentaire.
Du côté de la sécurité, Arkevia ne transige pas : authentification forte, chiffrement, accès protégés par mot de passe et code secret. L’application mobile complète le dispositif, pour consulter, partager ou exporter un document en quelques clics, où que l’on se trouve. Un besoin d’assistance ou un souci d’accès ? Le support client réagit sans délai.
Voici un aperçu des fonctionnalités proposées :
- Espace personnel sécurisé accessible 24/7
- Centralisation de tous les documents professionnels et privés
- Moteur de recherche rapide parmi l’historique
- Partage temporaire ou export ZIP en toute simplicité
- Notifications automatiques pour chaque nouveau dépôt
La version gratuite suffit à la plupart des besoins courants. Pour ceux qui veulent aller plus loin, un abonnement permet d’augmenter le stockage ou d’accéder à des options avancées. Que l’on soit employeur ou salarié, Arkevia s’impose comme une réponse fiable pour protéger, organiser et retrouver facilement tous ses documents sensibles. Reste à chacun de choisir la clé de son coffre : une clé physique qui se perd, ou un accès numérique qui ne vous lâche jamais.
